G.H.C. Bulletin 12 : Janvier 1990 Page 93
ASSEMBLEE GENERALE
détriment de la présentation : pas de couverture, peu de
dessins, textes peu aérés. Mais nous pouvons insi en 90
pages donner l'équivalent de 120 à 140 pages de textes.
- Publier au fur et à mesure tout ce que nous recevons.
l'objectif, largement atteint, étant qu'un article devait
être publié dans les deux mois suivant sa réception.
Ceci nous a aussi conduit à faire 3 numéros triples sans
augmentation de prix.
- Publier en fin d'année l'index des noms cités.
- Apporter des réponses aux questions posées. Cela néces-
site souvent des recherches aux Archives mais nous n'avons
que peu de réponses venant des lecteurs. Cependant plus
des deux tiers des questions ont reçu une réponse.
La périodicité de la publication semble être très appré-
ciée des lecteurs et nous vaut une matière de plus en plus
importante et très diverse. Au cours de cette année un
tiers des abonnés a participé à la publication. Il est
rappelé à cette occasion que nous sommes toujours heureux
de pouvoir signaler manifestations ou publications... à
condition que nous en soyons informés. Un petit mot suc-
cinct suffit.
A la suite de ce rapport général la secrétaire fit l'ex-
posé suivant sur le courrier :
Le courrier est fondamental dans la vie de l'associa-
tion : c'est la partie cachée de l'iceberg sans laquelle
rien n'existerait. En effet, beaucoup de lecteurs sont
éloignés des sources d'Archives et le lien se fait par la
correspondance qui nourrit ensuite la publication.
Nous avons reçu depuis janvier plus d'une lettre par
jour (35 par mois en moyenne). La réponse est envoyée
entre le jour même et trois mois en fonction de la deman-
de, des recherches à faire, du temps disponible, etc. En
général dans les deux à trois semaines. C'est toujours une
réponse personnelle et pas une "lettre type". Des liens
d'amitié finissent souvent par se créer et de toutes
façons, rappelons que nous sommes avant tout une "associa-
tion", c'est-à-dire que nous sommes tous sur un plan
d'égalité et que la priorité est donnée à l'échange. La
politique est de répondre systématiquement, même s'il n'y
a pas de timbre (mais ne l'oubliez pas!), même si le
questionneur n'est pas abonné. Le temps mis à répondre
peut aller de cinq minutes à plusieurs heures.
Nous commençons à recevoir des correspondances sur
des ascendances noires ou mulâtres; d'autres articles,
études plus complètes, ou généalogies suivront ce qui a
déjà été publié.
Une grande part du temps des réunions de bureau (deux
fois par mois) est consacrée au compte-rendu du courrier
traité ou reçu : c'est bien l'affaire de l'équipe et pas
d'une seule personne.
Vous bénéficiez tous de ce courrier puisque nous
essayons de passer dans le bulletin le maximum de ce qui
nous parvient ainsi : questions, réponses, informations
diverses. Nous incitons nos correspondants à rédiger arti-
cles ou généalogies à partir de leurs propres recherches
et d'échanges qui s'étalent souvent sur plusieurs mois.
Certains sont des correspondants réguliers et en-
voient tous documents ou informations parvenus à leur
connaissance comme Mme Voillaume, M. Guy Ffrench en Guade-
loupe, M. Jacques Cauna en Haïti, Mlle Chantal Cosnay à
Aix-en-Provence pour n'en citer que quelques-uns.
La présentation du courrier s'est achevée par quel-
ques exemples concrets, parfois pittoresques, et par la
lecture de passages de lettres d'amis guadeloupéens évo-
quant ce que le cyclone Hugo leur a fait subir et dont
ils souffrent encore.
A cette occasion une enveloppe avait été mise à disposi-
tion des participants pour recueillir leurs dons en faveur
des sinistrés.
A l'issue de cet exposé le rapport moral est approuvé à
l'unanimité par l'Assemblée.
Rapport financier par le trésorier
Comptes arrêtés au 25 novembre 1989.
Cotisations 1989 16.014,36
Vente anciens numéros 50,00
Cotisations exceptionnelles 5.000,00
Recherches 1.000,00
Cotisations 1990 165,00
---------
Total des recettes 22.229,36
Frais de mise en route 359,75
Impressions 6.579,06
Timbres 6.820,90
Rubans imprimante 557,06
Enveloppes 214,94
Frais divers 439,70
---------
Total des dépenses 14.971,41
Résultats 7.257,95
Notre premier exercice n'est pas encore clos, et les
comptes qui vous sont présentés sont donc provisoires.
Dès à présent, on peut néammoins dégager les grandes
lignes de notre situation financière.
Le résultat de trésorerie annoncée (7.257,95 francs)
n'est pas tout à fait représentatif de l'activité.
En effet il contient :
- Une cotisation exceptionnelle de 5.000 frs
- Des frais de mise en route pour 359,75 frs
- Des produits perçus d'avance : timbres, mais surtout
tirage des numéros 1989 qui seront écoulés au cours des
années suivantes.
Tout ceci, compte tenu en outre des frais qui restent à
engager sur le mois de décembre, nous permet de dire que
NOTRE SITUATION FINANCIERE EST GLOBALEMENT EQUILIBREE.
Le rapport financier est adopté à l'unanimité.
Objectifs pour 1990 par le président
a) Adhésions : viser 250
- pas de nouvelle campagne générale comme pour les n° 1 et
11. Envoi à ceux qui nous sont signalés ou qui nous écri-
vent.
- Présence auprès des Associations par envoi de nos arti-
cles qui pourraient les interesser pour publication éven-
tuelle dans leurs bulletins.
- Présence dans la presse et les publications nationales :
Revue Française de Généalogie, Gé magazine, Héraldique et
Généalogie, bulletin du centre d'histoire des espaces
atlantiques etc.
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Révision 26/08/2003